各位企業(yè)主或財務(wù)人員都知道，采購履約保證金是與供應(yīng)商合作時必須考慮的環(huán)節(jié)之一。它作為一種信譽(yù)擔(dān)保，在商業(yè)活動中相當(dāng)重要。但是，當(dāng)供應(yīng)商完成訂單，按約定交付商品或服務(wù)后，及時的退還采購履約保證金也是理所應(yīng)當(dāng)?shù)摹Ｈ欢?，由于種種原因，一些企業(yè)在申請退還保證金時可能遇到困難和疑惑。因此，我們有必要了解如何順利完成這一過程，以保障企業(yè)資金周轉(zhuǎn)順暢。下面我們將為您提供一份詳細(xì)指南，幫助您輕松應(yīng)對，避免不必要的麻煩。
采購履約保證金，是企業(yè)在采購商品或服務(wù)時，為保證供應(yīng)商履行合同約定，向其支付的一筆資金。它如同一筆擔(dān)保金，確保供應(yīng)商按時交付訂單、遵守合同約定。通常情況下，供應(yīng)商會將這筆保證金作為一項(xiàng)收入來計入賬目。
而退采購履約保證金則是另一項(xiàng)程序，它發(fā)生在供應(yīng)商完成訂單后。當(dāng)供應(yīng)商按合同要求交付商品或服務(wù)，且買賣雙方?jīng)]有發(fā)生糾紛或爭議時，買方需要主動退還這筆保證金。這筆資金的退還，不僅是供應(yīng)商的應(yīng)得，也是企業(yè)自身資金周轉(zhuǎn)的一部分。所以，掌握退還采購履約保證金的技巧，對企業(yè)來說十分重要。
步驟一：準(zhǔn)備好所需材料
申請退還采購履約保證金，需要提供齊全的單據(jù)和材料。以下材料必不可少：
保證金收據(jù)：這是企業(yè)支付保證金時供應(yīng)商開具的收據(jù)，作為企業(yè)已繳納保證金的證明。 合同原件：合同是退還保證金的依據(jù)，原件上應(yīng)有雙方的簽字和章程。 履約完成證明：由供應(yīng)商出具的證明，確認(rèn)已按合同要求完成訂單、交付商品或服務(wù)。此證明必須由供應(yīng)商親筆簽署，以示真實(shí)。除了以上三大件之外，還需準(zhǔn)備好企業(yè)的營業(yè)執(zhí)照副本、印章以及企業(yè)和供應(yīng)商的銀行賬戶信息。這些材料都是申請退款的必要條件，缺一不可。
步驟二：向供應(yīng)商提出申請
在準(zhǔn)備好所需材料后，企業(yè)可向供應(yīng)商發(fā)出《退還采購履約保證金申請書》。此申請書應(yīng)包括以下內(nèi)容：
申請退還保證金的明確表述，并注明保證金數(shù)額。 合同編號和合同標(biāo)題。 強(qiáng)調(diào)供應(yīng)商已按合同要求完成履約義務(wù)，并附上供應(yīng)商出具的《履約完成證明》。 企業(yè)信息，包括企業(yè)全稱、聯(lián)系地址、銀行賬號等。 申請日期和企業(yè)蓋章。申請書的語言文字要求清晰、簡潔，以正式、嚴(yán)肅為基調(diào)。企業(yè)可根據(jù)自身情況在文風(fēng)上作出調(diào)整，但切記不得胡亂添加修飾語，以免顯得不夠正經(jīng)。
步驟三：協(xié)商與確認(rèn)
供應(yīng)商收到申請書后，會與企業(yè)聯(lián)系并核實(shí)相關(guān)信息。這一步驟中，雙方會就退還保證金的事項(xiàng)進(jìn)行確認(rèn)和**協(xié)商。供應(yīng)商可能根據(jù)合同內(nèi)容和履約情況，與企業(yè)商討退款的時間、方式等細(xì)節(jié)。
在這一階段，雙方應(yīng)當(dāng)就退款安排達(dá)成一致，并簽署一份《退款協(xié)議》。協(xié)議中應(yīng)包括：退款總額、退款方式、退款時間、款項(xiàng)接收人等內(nèi)容。企業(yè)在簽署協(xié)議時，需注意供應(yīng)商提供的賬戶信息是否正確無誤。
步驟四：供應(yīng)商退款
供應(yīng)商根據(jù)雙方約定的時間和方式，將保證金退還至企業(yè)的銀行賬戶。此步驟通常為轉(zhuǎn)賬形式，企業(yè)可實(shí)時查驗(yàn)款項(xiàng)是否到賬。
為確保供應(yīng)商按時退款，企業(yè)可在合同中約定明確的退款期限，并在退款協(xié)議中再次強(qiáng)調(diào)。若供應(yīng)商逾期未退，可采取相應(yīng)的催款措施。
申請時機(jī)選擇：企業(yè)可選擇在供應(yīng)商完成訂單、交付商品或服務(wù)后，立即提出退還保證金的申請。這樣做不僅能夠及早申請，也為供應(yīng)商留下良好印象，為以后的合作奠定基礎(chǔ)。
申請語氣與文風(fēng)：申請書的語言可略偏正式、嚴(yán)肅，但切記不要過于刻板。文風(fēng)應(yīng)與供應(yīng)商保持一致，以和諧為首要，避免過于強(qiáng)硬的語氣。在供需關(guān)系較平等的情況下，可適當(dāng)添加一些親和力，以示善意。
供應(yīng)商拖延退款：供應(yīng)商有時會以各種理由拖延退款，或要求企業(yè)再使用部分保證金。對此，企業(yè)可采取以下措施：
再次確認(rèn)合同內(nèi)容，強(qiáng)調(diào)供應(yīng)商已完成履約義務(wù)。 指出供應(yīng)商的行為已違反合同約定，可要求其承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。 采用催款手段，可友好地提醒、告知供應(yīng)商，企業(yè)將采取進(jìn)一步行動。 與供應(yīng)商進(jìn)行面對面溝通，尋求其理解與支持。曾先生為某科技企業(yè)的財務(wù)負(fù)責(zé)人，企業(yè)與外部供應(yīng)商有大量的采購合作。其中，一項(xiàng)采購合同需要企業(yè)支付高額的履約保證金。在供應(yīng)商交付完訂單后，曾先生按程序向其申請退還保證金。但供應(yīng)商以各種理由推諉，始終不予理睬。
對此，曾先生采取了積極的溝通策略。他首先與供應(yīng)商友好地確認(rèn)合同內(nèi)容和履約情況，強(qiáng)調(diào)企業(yè)對供應(yīng)商的信任與支持。隨后，他指出供應(yīng)商的拖延行為已違反合同約定，并告知供應(yīng)商將面臨違約責(zé)任。在供應(yīng)商有所顧慮的情況下，曾先生又表示企業(yè)愿以和諧友好的方式解決問題，但需要供應(yīng)商盡快安排退款。
**終，供應(yīng)商同意了企業(yè)的申請，在約定時間內(nèi)退還了采購履約保證金。曾先生的處事方式，不僅維護(hù)了企業(yè)資金的周轉(zhuǎn)，也為雙方后續(xù)的合作留下了余地。
申請退還采購履約保證金，企業(yè)需做好充足準(zhǔn)備，并遵循上述步驟。通過正式、友好的申請過程，企業(yè)不僅能順利收回應(yīng)得款項(xiàng)，還能與供應(yīng)商保持良好關(guān)系。當(dāng)然，在申請時，企業(yè)也需注意供應(yīng)商的經(jīng)營狀況，預(yù)估其還款能力。對于財務(wù)狀況不佳的供應(yīng)商，可采取相應(yīng)的應(yīng)急措施，以防出現(xiàn)壞賬。
總體上，退還采購履約保證金是一個雙方協(xié)同合作的過程。在合法合理的前提下，既保護(hù)了企業(yè)的資金利益，也維護(hù)了供應(yīng)商的形象和信譽(yù)。
