在信息化項目中，履約保證金是一筆常見的費用，也是項目實施過程中一項重要的保障措施。然而，由于各種原因，這筆保證金往往成為“燙手山芋”，讓企業(yè)苦惱不已。如何妥善處理履約保證金，成為信息化項目成功實施的關(guān)鍵之一。
履約保證金，一筆“不容樂觀”的支出 對企業(yè)來說，信息化項目投資是項不小的開支，而履約保證金往往又是其中的一大筆費用。在項目實施初期，企業(yè)就需要預(yù)先支付一筆不小的費用作為履約保證金，這無形中增加了企業(yè)的財務(wù)壓力。尤其是對于中小企業(yè)而言，這筆支出可能對企業(yè)的現(xiàn)金流造成不小的影響。
“不退”二字的背后：復(fù)雜而嚴(yán)峻 履約保證金不退，這一規(guī)定看似簡單，實則暗藏著許多復(fù)雜因素。在項目實施過程中，如果出現(xiàn)合同糾紛、質(zhì)量問題或甲方變動等情況，履約保證金往往就無法如期退還，甚至被部分扣除或全部沒收。而對于企業(yè)來說，這無疑是雪上加霜。除了合同中約定的情形外，還有許多不可預(yù)見的因素可能導(dǎo)致履約保證金“有去無回”。
明確目的，合法合規(guī) 企業(yè)在簽署合同前，應(yīng)當(dāng)明確履約保證金的用途，確保其合法合規(guī)。履約保證金應(yīng)與項目直接相關(guān)，用于保障項目實施過程中的各項費用，例如：解決項目實施過程中的質(zhì)量問題、合同違約金等。切莫將履約保證金作為業(yè)主方或甲方的“盈利工具”，或被用于其他與項目無關(guān)的用途。
詳細審查合同條款 合同是履約保證金的使用依據(jù)。在簽署合同前，企業(yè)應(yīng)仔細審查有關(guān)履約保證金的各項條款，包括保證金數(shù)額、繳納方式、退還條件等。確保條款清晰明確，避免因理解偏差或漏洞導(dǎo)致保證金“打水漂”。此外，還應(yīng)注意與業(yè)主方或甲方約定明確的退還保證金的時間點和方式，避免因拖延或任意扣除造成損失。
充分評估，合理設(shè)定數(shù)額 履約保證金的數(shù)額應(yīng)根據(jù)項目情況合理設(shè)定。企業(yè)應(yīng)綜合考慮項目規(guī)模、復(fù)雜程度、潛在風(fēng)險等因素，充分評估而不得過高。在部分政府采購項目中，會對保證金上限作出規(guī)定，企業(yè)可參考相關(guān)規(guī)定，也可在市場上進行比較，避免因保證金過高而增加不必要的負擔(dān)。
做好風(fēng)險控制，謹(jǐn)慎操作 企業(yè)應(yīng)預(yù)先做好風(fēng)險評估和控制，盡可能減少發(fā)生合同糾紛的幾率。在項目實施過程中，積極主動、及時高效地完成任務(wù)，確保項目進度和質(zhì)量。同時，注意保留充分的項目文檔和證據(jù)，以防出現(xiàn)糾紛時能更好地維護自身權(quán)益。
積極溝通，爭取退還 在項目結(jié)束時，企業(yè)應(yīng)積極與業(yè)主方或甲方溝通，充分說明項目完成情況，并提供相關(guān)證據(jù)材料。若項目執(zhí)行順利、質(zhì)量滿足要求，應(yīng)按照合同約定及時退還履約保證金。在業(yè)主方或甲方有異議時，也可通過溝通、協(xié)調(diào)，尋求雙方均可接受的解決方案。
“失而復(fù)得”的履約保證金 A企業(yè)曾中標(biāo)一個政府信息化項目，合同金額為120萬元，并需要預(yù)先繳納額度為合同金額30%的履約保證金。在項目實施過程中，因政府方需求變化，項目進行了一定調(diào)整。雖然出現(xiàn)了一些額外工作和費用，但A企業(yè)積極與政府方溝通，**終達成一致意見，按時交付了項目，并順利通過驗收。在結(jié)算時，政府方也按合同約定全額退還了履約保證金。
“一去不回”的教訓(xùn) 然而，B企業(yè)就沒那么幸運了。他們在一個商業(yè)信息化項目中，因輕信甲方承諾，僅口頭約定履約保證金退還事宜，未在合同中作出詳細規(guī)定。項目實施過程中，因甲方不斷“添油加醋”，增加各種額外需求，超出 originally 預(yù)算。**終，以項目未達到預(yù)期效果為借口，甲方不僅不支付尾款，還以違約為由扣除了大部分履約保證金。B企業(yè)因缺乏書面證據(jù)，難以維權(quán)，**終“血本無歸”。
履約保證金雖然是信息化項目中一項“麻煩事”，但企業(yè)不可對此掉以輕心。謹(jǐn)記“未雨綢繆”，在項目簽署合同時即對相關(guān)事宜作出詳細約定，并嚴(yán)格按照合同內(nèi)容操作，確保自身合法權(quán)益。同時，企業(yè)也應(yīng)積極主動、高效完成項目，避免出現(xiàn)合同糾紛。**終，在項目結(jié)束時，爭取履約保證金的順利退還，為企業(yè)帶來真真切切的利益。
