扣除合同履約保證金，通常是指在合同履行過程中，因一方未按約定履行合同義務(wù)，另一方根據(jù)事先約定扣除一定數(shù)額的履約保證金作為懲罰。那么，在實際操作中，如何寫一份扣除合同履約保證金通知函呢？這需要注意哪些問題？下面將進行詳細(xì)分析。
在商業(yè)合同中，履約保證金是一種常見的保證履約方式。當(dāng)一方當(dāng)事人存在違約行為時，守約方有權(quán)根據(jù)合同約定扣除履約保證金。而扣除合同履約保證金通知函，則是守約方行使該權(quán)利的重要憑證。一份合理、合法的通知函，不僅能有效維護自身權(quán)益，也是今后處理糾紛、訴訟的關(guān)鍵證據(jù)。因此，寫好扣除合同履約保證金通知函，具有重要意義。
撰寫通知函時，應(yīng)首先明確扣除履約保證金的法律依據(jù)及合同條款。合同中應(yīng)有明確的約定，包括履約保證金的數(shù)額、扣除條件、扣除程序等。同時，應(yīng)符合《擔(dān)保法》、《合同法》等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。
在通知函中，應(yīng)詳細(xì)陳述對方當(dāng)事人的違約事實。包括違約行為的具體情節(jié)、時間、地點等，并提供相應(yīng)的證據(jù)材料。如：
貴方于2023年8月1日，未按約定交付合同約定的貨物，并拒絕我方提貨，導(dǎo)致我方生產(chǎn)線停工，造成直接經(jīng)濟損失人民幣100萬元。我方曾多次與貴方協(xié)商，要求貴方繼續(xù)履行合同，但貴方仍拒不履行。
詳細(xì)陳述違約事實后，應(yīng)闡明對方的違約行為性質(zhì)及嚴(yán)重性。如：
貴方的行為已經(jīng)構(gòu)成根本違約，嚴(yán)重違反了合同法第二百二十九條的規(guī)定，我方有權(quán)要求貴方繼續(xù)履行、采取補救措施或者賠償損失。
在通知函中，應(yīng)明確告知對方將扣除履約保證金，并說明扣除的具體數(shù)額及計算方法。如：
根據(jù)雙方簽訂的《商品買賣合同》第六條第（三）款的約定：“乙方如未按時交付貨物，應(yīng)向甲方支付違約金，違約金數(shù)額按未交付貨物對應(yīng)金額的5%計算?！蔽曳綄馁F方預(yù)留的履約保證金中扣除人民幣50萬元。
在通知對方扣除履約保證金的同時，可以提供解決方案或協(xié)商機會。如：
鑒于貴方已構(gòu)成根本違約，我方有權(quán)要求解除合同。為避免更大的損失，我方建議貴方繼續(xù)履行合同，并賠償我方因停工導(dǎo)致的損失。如貴方有其他解決方案，可與我方聯(lián)系協(xié)商。
在通知函中，應(yīng)設(shè)定合理的期限，要求對方在期限內(nèi)予以回復(fù)或采取行動。同時，說明對方如逾期未回復(fù)或采取行動，將被視為接受守約方的處理方案。如：
請貴方自收到本函之日起5個工作日內(nèi)予以回復(fù)，并告知我方是否同意繼續(xù)履行合同。如貴方逾期未回復(fù)，我方將視為貴方同意繼續(xù)履行合同，我方將從履約保證金中扣除相應(yīng)金額。
通知函中，應(yīng)保留進一步追究對方責(zé)任的權(quán)利。如：
如貴方仍拒絕履行合同，我方將采取進一步法律行動，并要求貴方賠償全部損失，包括但不限于直接損失、間接損失、預(yù)期利益損失等。
某公司與一家建筑公司簽訂工程施工合同，約定工程進度按節(jié)點付款，建筑公司應(yīng)于2023年6月30日前完成基礎(chǔ)工程。同時，合同約定建筑公司應(yīng)預(yù)留20萬元履約保證金，如建筑公司未按時完成基礎(chǔ)工程，某公司有權(quán)扣除履約保證金。但建筑公司未按時完工，某公司如何寫扣除合同履約保證金通知函？
通知函樣本：
扣除合同履約保證金通知函
致：XX建筑工程有限公司
我公司與貴公司簽訂的《工程施工合同》中明確約定，基礎(chǔ)工程應(yīng)于2023年6月30日前完工，并約定如貴公司未按時完工，我公司有權(quán)從履約保證金中扣除人民幣10萬元。
現(xiàn)貴公司未按時完成基礎(chǔ)工程，已構(gòu)成違約。貴公司的違約行為導(dǎo)致我公司工期延誤，造成直接經(jīng)濟損失。根據(jù)合同法**百零七條的規(guī)定，貴公司應(yīng)繼續(xù)履行合同，并承擔(dān)違約責(zé)任。
鑒于此，我公司決定從貴公司預(yù)留的履約保證金中扣除人民幣10萬元。請貴公司自收到本函之日起3個工作日內(nèi)予以確認(rèn)，并告知我公司是否同意繼續(xù)履行合同。如貴公司逾期未回復(fù)，我公司將視為貴公司同意繼續(xù)履行合同，并將從履約保證金中扣除相應(yīng)金額。
特此通知。
XXXX有限公司
二〇二三年七月一日
通知函應(yīng)及時送達(dá)對方，以避免對方以未收到通知為由拒絕承擔(dān)責(zé)任。通知函可通過專人送達(dá)、掛號郵寄送達(dá)、電子郵件送達(dá)等方式，并保留送達(dá)記錄。
在撰寫通知函時，應(yīng)注意保留相關(guān)證據(jù)，包括合同文本、往來函件、違約證據(jù)等。如有必要，可通過公證機關(guān)對證據(jù)進行公證。
通知函應(yīng)符合一定的格式要求，包括使用正式的信函格式、加蓋公司印章、由公司法定代表人或授權(quán)代表簽字等。
撰寫扣除合同履約保證金通知函，需要全面理解合同條款，準(zhǔn)確把握對方違約事實，并合理運用法律規(guī)定，以維護自身合法權(quán)益。一份合理、合法的通知函，不僅能有效解決合同糾紛，也是今后訴訟的關(guān)鍵證據(jù)。因此，在實際操作中，應(yīng)重視扣除合同履約保證金通知函的撰寫，確保通知函合法、合理、合規(guī)。
