在商業(yè)合同中，履約保證金是買賣雙方約定的一種保證交易順利進(jìn)行的金錢保證，通常在履行合同義務(wù)前支付。當(dāng)交易完成后，履約保證金一般會(huì)退還。但如果一方未按合同履行義務(wù)，另一方可以追索履約保證金來補(bǔ)償損失。
當(dāng)合同簽署后，甲方如約支付了履約保證金，但乙方在合同履行過程中出現(xiàn)違約行為，甲方可以依法追索履約保證金。那么，追索時(shí)應(yīng)該如何發(fā)函呢？這篇文章將詳細(xì)探討這個(gè)問題。
在商業(yè)合同中，履約保證金是合同雙方約定的，為確保合同順利履行，由一方或雙方預(yù)先支付給對(duì)方或第三方的一定數(shù)額資金。履約保證金一般在合同履行前支付，作為一種擔(dān)保方式，保證合同的順利履行。
當(dāng)合同履行完畢，經(jīng)雙方確認(rèn)后，履約保證金一般會(huì)原路退還。但如果一方未按合同約定履行義務(wù)，違約方將承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任，履約保證金可以作為補(bǔ)償損失的一種方式。
當(dāng)合同一方（稱為“乙方”）在合同履行過程中出現(xiàn)違約行為時(shí)，另一方（稱為“甲方”）有權(quán)追索履約保證金。常見的違約行為包括：
延遲交付或未交付合同約定的貨物/服務(wù)：根據(jù)合同法，交付貨物或提供服務(wù)是賣方的一項(xiàng)基本義務(wù)。如果乙方延遲交付或未交付約定的貨物/服務(wù)，甲方可以追索履約保證金。
交付的貨物/服務(wù)不符合合同約定：如果乙方交付的貨物/服務(wù)存在質(zhì)量問題，或不符合合同約定的規(guī)格/標(biāo)準(zhǔn)，甲方可以要求乙方整改，并追索履約保證金。
違反保密協(xié)議：在許多商業(yè)合同中，雙方會(huì)簽署保密協(xié)議，以保護(hù)商業(yè)秘密和敏感信息。如果乙方違反保密協(xié)議，泄露了甲方的商業(yè)秘密，甲方可以追索履，約保證金。
轉(zhuǎn)包或違規(guī)分包：在工程承包合同中，乙方未經(jīng)甲方同意，將工程轉(zhuǎn)包或違規(guī)分包給第三方，甲方可以追索履約保證金。
當(dāng)甲方?jīng)Q定追索履約保證金時(shí)，應(yīng)該如何發(fā)函呢？一般包括以下幾個(gè)步驟：
1. 確認(rèn)違約事實(shí)
甲方應(yīng)該首先確認(rèn)乙方是否確實(shí)存在違約行為。這可以通過收集和審查證據(jù)來完成，包括合同文件、通信記錄、交付貨物/服務(wù)的記錄等。如果有必要，甲方還可以聘請(qǐng)第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估。
2. 計(jì)算損失
甲方應(yīng)該計(jì)算因乙方的違約行為而造成的損失。這可能包括直接經(jīng)濟(jì)損失、間接經(jīng)濟(jì)損失和潛在的商業(yè)機(jī)會(huì)損失。甲方應(yīng)該準(zhǔn)備好詳細(xì)的損失清單和計(jì)算方法，作為追索的依據(jù)。
3. 發(fā)送追索函
追索函是甲方正式追索履約保證金的書面通知。追索函的內(nèi)容應(yīng)該包括：
甲方的基本信息和聯(lián)系方式；
合同的基本信息，包括合同編號(hào)、簽署日期、合同金額等；
乙方的違約行為，包括違約事實(shí)和具體細(xì)節(jié)；
甲方計(jì)算的損失金額和計(jì)算方法；
追索履約保證金的具體要求和時(shí)限；
甲方進(jìn)一步的行動(dòng)，例如保留法律訴訟的權(quán)利等。
4. 選擇送達(dá)方式
追索函發(fā)送后，甲方應(yīng)該選擇合適的送達(dá)方式，確保乙方收到追索函。常見的送達(dá)方式包括直接送達(dá)、掛號(hào)郵寄、特快專遞等。甲方應(yīng)該保留送達(dá)記錄，作為證據(jù)。
5. 跟進(jìn)和談判
在發(fā)送追索函后，甲方應(yīng)該跟進(jìn)乙方的回應(yīng)，并準(zhǔn)備好與乙方談判。談判可能包括對(duì)損失金額的協(xié)商，以及履約保證金的退還方式等。如果談判成功，雙方應(yīng)該簽署協(xié)議，以確認(rèn)結(jié)果。
6. 進(jìn)一步行動(dòng)
如果談判失敗，或乙方拒絕回應(yīng)，甲方可以考慮進(jìn)一步的行動(dòng)，包括：
通過法律途徑追索：甲方可以向法院提起訴訟，要求乙方支付違約賠償金，并追索履約保證金。
通過仲裁追索：如果合同中約定了仲裁條款，甲方可以根據(jù)該條款向仲裁機(jī)構(gòu)提起仲裁，要求乙方支付違約賠償金，并追索履約保證金。
案例一：延遲交付
A公司與B公司簽訂一份采購(gòu)合同，A公司向B公司購(gòu)買一批原材料，合同約定交付日期為2023年6月30日。A公司按合同約定支付了履約保證金。但B公司因生產(chǎn)問題，延遲交付，直到2023年7月15日才交付原材料。A公司可以追索履約保證金嗎？
分析：B公司延遲交付原材料，違反了合同約定。A公司可以追索履約保證金。追索函中應(yīng)該包括延遲交付的事實(shí)和細(xì)節(jié)，以及A公司因此造成的損失。
案例二：質(zhì)量問題
C公司與D公司簽訂一份工程合同，C公司委托D公司建設(shè)一座橋梁，合同約定橋梁的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收程序。C公司按合同約定支付了履約保證金。但在建設(shè)過程中，D公司使用了不符合標(biāo)準(zhǔn)的材料，導(dǎo)致橋梁存在質(zhì)量問題。C公司可以追索履約保證金嗎？
分析：D公司使用了不符合標(biāo)準(zhǔn)的材料，導(dǎo)致橋梁存在質(zhì)量問題，違反了合同約定。C公司可以追索履約保證金。追索函中應(yīng)該包括質(zhì)量問題的證據(jù)，以及C公司因此需要承擔(dān)的額外費(fèi)用。
合同履約保證金是確保合同順利履行的有效方式。當(dāng)一方出現(xiàn)違約行為時(shí)，另一方可以追索履約保證金來補(bǔ)償損失。追索時(shí)，應(yīng)該確認(rèn)違約事實(shí)，計(jì)算損失，并發(fā)送追索函。選擇合適的送達(dá)方式，并準(zhǔn)備好與對(duì)方談判。如果談判失敗，可以考慮通過法律或仲裁途徑追索。
