在商業(yè)項目中，履約保函是保障合同雙方權(quán)益的重要手段。然而，當出現(xiàn)特殊情況時，申請退回履約保函成為必要之舉。退回函的撰寫需要兼顧法律條款和商業(yè)禮儀，既要維護自身權(quán)益，又要妥善處理合同關(guān)系。以下將詳細探討申請項目履約保函退回函的撰寫要點，助力企業(yè)在捍衛(wèi)自身權(quán)益的同時，維護商業(yè)誠信，保持良好合作關(guān)系。
在正式探討退回函的撰寫之前，我們有必要了解履約保函的性質(zhì)和作用。履約保函，也稱為履約保證函，是保證合同一方（保證人）按時、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)的書面承諾。當企業(yè)參與大型項目或與新合作伙伴合作時，履約保函成為保障合同順利履行的有效手段。
履約保函通常由銀行或保險公司等第三方機構(gòu)出具，保證人向出函機構(gòu)繳納一定的費用，在出現(xiàn)違約行為時，出函機構(gòu)將承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。履約保函的出現(xiàn)，有效減少了商業(yè)風(fēng)險，增強了合同的可信度和約束力。
在特殊情況下，申請退回履約保函成為必要之舉。常見的退回原因包括：
合同變更：在項目實施過程中，合同條款可能因市場變化、政策調(diào)整等因素而發(fā)生變更。當變更后的合同對保證人更為有利時，被保證人可以申請退回履約保函，重新評估項目風(fēng)險。
項目提前完成：當項目提前完成，或因不可抗力導(dǎo)致項目終止時，履約保函已無實際意義，被保證人可以申請退回。
保證人違約：當保證人出現(xiàn)違約行為，如未能按時交付貨物、工程質(zhì)量存在問題等，被保證人可以要求保證人賠償損失，并申請退回履約保函。
保證人變更：如果項目中保證人發(fā)生變更，如并購重組、破產(chǎn)清算等情況，被保證人可以要求新的保證人提供履約保函，并申請退回原保證人的履約保函。
撰寫退回函時，需要注意以下幾點：
明確法律依據(jù)：退回履約保函并非簡單的商業(yè)決定，而是需要符合一定法律規(guī)定的行為。在退回函中，應(yīng)明確援引相關(guān)法律法規(guī)作為依據(jù)，表明退回履約保函的合理性和合法性。
陳述事實：在退回函中，應(yīng)簡明扼要地陳述退回履約保函的事實基礎(chǔ)。如合同變更的具體條款、保證人違約行為的詳細情況等。事實陳述應(yīng)客觀真實，避免夸張或隱瞞，確保退回要求具有堅實基礎(chǔ)。
表達協(xié)商意愿：退回函并非單方宣告，而是需要與出函機構(gòu)和保證人進行協(xié)商。在退回函中，應(yīng)表達協(xié)商意愿，表明自己愿意通過友好協(xié)商的方式解決問題，避免給對方造成強硬的印象。
保持禮貌語氣：退回函是商業(yè)函件，應(yīng)保持正式、禮貌的語氣。即使對方存在違約行為，也應(yīng)避免使用激烈或指責(zé)的言辭，維護商業(yè)合作的尊嚴和誠信。
提供詳細聯(lián)系方式：在退回函中，應(yīng)提供詳細的聯(lián)系方式，包括聯(lián)系人姓名、電話、郵箱等，方便出函機構(gòu)和保證人及時聯(lián)系，推進協(xié)商進程。
以下提供一份退回函模板示例，供參考：
[企業(yè)名稱] 致 [出函機構(gòu)名稱] 關(guān)于 [項目名稱] 履約保函退回函
尊敬的 [出函機構(gòu)名稱]：
我司于 [日期] 與 [保證人名稱] 簽署 [項目名稱] 合同，并根據(jù)合同要求向貴機構(gòu)申請了履約保函，貴機構(gòu)于 [日期] 出具了編號為 [保函編號] 的履約保函。
現(xiàn)因 [陳述事實，如合同變更、項目提前完成、保證人違約等情況]，我司特此申請退回上述履約保函。根據(jù)《 [相關(guān)法律法規(guī)名稱] 》第 [條款編號] 條規(guī)定，[援引法律依據(jù)說明退回履約保函的合理性]。
我司愿意就此事項與貴機構(gòu)和 [保證人名稱] 進行友好協(xié)商，以期達成雙方滿意的解決方案。請貴機構(gòu)與我司聯(lián)系人 [聯(lián)系人姓名]（[郵箱地址]）取得聯(lián)系，以便進一步討論相關(guān)事宜。
特此函達，敬請垂注。
此致
敬禮！
[企業(yè)名稱]
[日期]
以下通過一個案例來具體闡述申請項目履約保函退回的過程和注意事項。
某工程項目，A公司為承包方，B公司為業(yè)主方。A公司向B公司提供了由C銀行出具的履約保函，保證其按時完成工程建設(shè)。但在項目實施過程中，由于市場環(huán)境變化，B公司決定提前終止該項目。此時，B公司需要向C銀行申請退回履約保函。
B公司首先應(yīng)向C銀行發(fā)送退回函，明確表示由于項目提前終止，原履約保函已無實際意義，并援引相關(guān)法律條款作為依據(jù)。同時，B公司應(yīng)表達協(xié)商意愿，如提出由雙方共同確認工程進度，并根據(jù)實際完成部分按比例退回履約保函。在退回函中，B公司應(yīng)保持正式、禮貌的語氣，避免給C銀行造成不愉快的印象。
在退回履約保函的同時，B公司還應(yīng)注意保存相關(guān)證據(jù)，如工程終止的通知、雙方確認的工程進度表等，以防出現(xiàn)糾紛時能夠有效維護自身權(quán)益。此外，B公司還應(yīng)及時與A公司溝通，協(xié)商解除合同的相關(guān)事宜，避免因履約保函的退回而導(dǎo)致合同關(guān)系惡化。
以上案例說明，在申請項目履約保函退回時，應(yīng)充分考慮自身和各方的權(quán)益，通過友好協(xié)商的方式妥善處理合同關(guān)系，維護商業(yè)合作的誠信和穩(wěn)定。
綜上所述，申請項目履約保函的退回函需要兼顧法律條款和商業(yè)禮儀。企業(yè)在維護自身權(quán)益的同時，也應(yīng)注重保持良好的合作關(guān)系。通過合理援引法律依據(jù)、客觀陳述事實、表達協(xié)商意愿和保持禮貌語氣，企業(yè)可以有效地申請退回履約保函，維護商業(yè)誠信，促進合作共贏。
