在競爭激烈的招投標(biāo)活動中，投標(biāo)保函作為一種常見的信用擔(dān)保形式，為招標(biāo)方提供了項目履約的保障。然而，當(dāng)投標(biāo)活動結(jié)束后，無論中標(biāo)與否，投標(biāo)保函都面臨著注銷的需求。一份規(guī)范、完整的投標(biāo)保函注銷申請書，是順利解除擔(dān)保、避免不必要損失的關(guān)鍵。本文將為您詳細(xì)解讀投標(biāo)保函注銷的整個流程，并提供一份實用的申請書撰寫指南，助您輕松完成這項工作。
投標(biāo)保函，又稱投標(biāo)保證書，是由銀行或擔(dān)保公司應(yīng)投標(biāo)人（申請人）的請求而出具的一種書面保證，保證投標(biāo)人在投標(biāo)有效期內(nèi)不撤銷投標(biāo)文件，中標(biāo)后按招標(biāo)文件的規(guī)定簽訂合同。如果投標(biāo)人違反上述規(guī)定，則由擔(dān)保人按照保函的約定對招標(biāo)人進(jìn)行賠償。
簡而言之，投標(biāo)保函就像是一個“誠信押金”，確保投標(biāo)人認(rèn)真對待投標(biāo)，不會隨意放棄項目。
及時注銷投標(biāo)保函至關(guān)重要，原因如下：
釋放授信額度： 投標(biāo)保函通常占用投標(biāo)人的授信額度或保證金。及時注銷保函，可以釋放這些額度或退回保證金，提高資金使用效率。 避免不必要的費用： 大部分銀行或擔(dān)保公司會對未注銷的保函收取一定的管理費用。及時注銷可以避免這部分額外支出。 維護(hù)信用記錄： 雖然持有未注銷的投標(biāo)保函不一定直接影響信用記錄，但過多的未注銷保函可能會引起金融機(jī)構(gòu)的關(guān)注，甚至影響未來的融資活動。一份完整的投標(biāo)保函注銷申請書通常應(yīng)包含以下要素：
標(biāo)題： 明確標(biāo)明“投標(biāo)保函注銷申請書”字樣。 申請人信息： 包括公司全稱、注冊地址、法定代表人姓名、聯(lián)系人姓名及聯(lián)系方式。 保函信息： 包括保函編號、開立日期、受益人名稱（即招標(biāo)人）、保函金額、投標(biāo)項目名稱。 注銷原因： 詳細(xì)說明申請注銷的原因，例如“投標(biāo)已結(jié)束，我司未中標(biāo)”、“我司已中標(biāo)，并已按招標(biāo)文件要求簽訂合同”等。 附件清單： 列明隨申請書一同提交的附件材料，例如中標(biāo)通知書復(fù)印件、合同復(fù)印件、招標(biāo)人出具的同意注銷函等。 申請人蓋章及日期： 確保申請書加蓋公司公章，并注明申請日期。步驟一：準(zhǔn)備基礎(chǔ)信息
在開始撰寫申請書之前，首先要收集以下基礎(chǔ)信息：
公司營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件（加蓋公章） 法定代表人身份證明復(fù)印件 經(jīng)辦人身份證明復(fù)印件 投標(biāo)保函原件或復(fù)印件 招標(biāo)文件的相關(guān)信息 與招標(biāo)人之間的往來函件（如有）步驟二：撰寫申請書正文
以下提供一個投標(biāo)保函注銷申請書的模板，您可以根據(jù)實際情況進(jìn)行修改：
投標(biāo)保函注銷申請書
致：[擔(dān)保機(jī)構(gòu)/銀行名稱]
我司[公司全稱]，因參加[招標(biāo)項目名稱]的投標(biāo)，于[保函開立日期]向貴司申請開立了編號為[保函編號]的投標(biāo)保函，保函金額為[保函金額]，受益人為[招標(biāo)人名稱]。
現(xiàn)因[注銷原因，例如：我司未中標(biāo)/我司已中標(biāo)并簽訂合同]，特向貴司申請注銷該投標(biāo)保函。
隨本申請書附以下材料：
1. [附件一名稱，例如：營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件（加蓋公章）]
2. [附件二名稱，例如：法定代表人身份證明復(fù)印件]
3. [附件三名稱，例如：投標(biāo)保函原件/復(fù)印件]
4. [附件四名稱，例如：中標(biāo)通知書復(fù)印件/合同復(fù)印件]
5. [附件五名稱，例如：招標(biāo)人出具的同意注銷函] (強(qiáng)烈建議提供)
請貴司盡快辦理注銷手續(xù)，感謝！
[公司全稱] (蓋章)
[申請日期]
步驟三：準(zhǔn)備附件材料
務(wù)必按照附件清單，準(zhǔn)備好所有需要提交的附件材料。請注意，不同的銀行或擔(dān)保公司可能對附件材料的要求有所不同，建議您事先咨詢清楚。
尤其重要的是，盡可能獲得招標(biāo)人出具的同意注銷函。這可以大大加快注銷流程，避免不必要的麻煩。
步驟四：提交申請書
將撰寫好的申請書和準(zhǔn)備好的附件材料一并提交給開具保函的銀行或擔(dān)保公司。提交方式可能包括郵寄、親自遞交或在線提交，具體以各機(jī)構(gòu)的要求為準(zhǔn)。
步驟五：跟進(jìn)辦理進(jìn)度
提交申請書后，應(yīng)及時與銀行或擔(dān)保公司聯(lián)系，了解辦理進(jìn)度。如有需要，配合提供補充材料，確保盡快完成注銷手續(xù)。
案例一：未中標(biāo)情況下的注銷
A公司參與某政府項目的投標(biāo)，但**終未能中標(biāo)。在得知中標(biāo)結(jié)果后，A公司立即向開具保函的銀行提交了投標(biāo)保函注銷申請書，并附上了銀行要求的相關(guān)證明材料，包括未中標(biāo)通知書復(fù)印件等。由于材料齊全，銀行很快完成了保函的注銷手續(xù)，A公司成功釋放了授信額度。
案例二：中標(biāo)情況下的注銷
B公司成功中標(biāo)某工程項目。在簽訂合同后，B公司立即向銀行提交了投標(biāo)保函注銷申請書，并附上了銀行要求的合同復(fù)印件等材料。然而，銀行要求B公司提供招標(biāo)人出具的同意注銷函。B公司積極與招標(biāo)人溝通，**終取得了同意注銷函，并順利完成了保函的注銷。
在辦理投標(biāo)保函注銷的過程中，可能會遇到一些障礙，例如：
材料不齊全： 銀行或擔(dān)保公司可能會要求提供額外的證明材料。 應(yīng)對策略： 事先咨詢清楚所需材料，并認(rèn)真核對，確保材料的完整性。 招標(biāo)人不同意注銷： 招標(biāo)人可能以各種理由拒絕出具同意注銷函。 應(yīng)對策略： 積極與招標(biāo)人溝通，解釋注銷保函的必要性，并提供相關(guān)證明材料。如有必要，可以尋求律師的協(xié)助。 保函已過期： 保函已超過有效期。 應(yīng)對策略： 雖然保函過期后一般會自動失效，但為確保萬無一失，仍建議提交注銷申請。總之，一份完善的投標(biāo)保函注銷申請書，加上積極的溝通和配合，將幫助您順利解除擔(dān)保，釋放資金，維護(hù)信用記錄，從而更好地參與未來的招投標(biāo)活動。 記住，細(xì)節(jié)決定成敗，提前準(zhǔn)備、仔細(xì)核對，是順利完成注銷的關(guān)鍵。
